Rekisteriseloste ja tietosuojakäytännöt

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10§

Laatimispäivä                   

16.12.2012, päivitetty 13.2.2018

Rekisterinpitäjä                

FC Futura Juniorit ry
Y-tunnus 2397411-5

Rekisteriasioista vastaava

Jäsenrekisteri: Roosa Rusanen, 050 361 1334, roosa.rusanen@fcfj.fi

Tietosuojavastaava:

Rekisterin nimi                 

Jäsen- ja ilmoittautumisrekisteri, toiminnanohjausjärjestelmä myClub

Rekisterin ja henkilötietojen tarkoitus

Henkilötietoja tarvitaan yhteisön jäsenenä toimimisen mahdollistamiseksi ja vuorovaikutteisten palvelukokonaisuuksien toteuttamiseksi sekä yhteyden saamiseksi yhteisön jäseniin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

·       Ylläpitää yhdistyslain 11§ mukaista luetteloa seuran jäsenistä

·       Tiedottaa jäsenasioista ja muusta toiminnasta

·       Lähettää ja seurata laskuja ja maksuja

·       Hallita pelaajien pelilisenssiä ja vakuutusta

·       Hallita toimihenkilöiden vakuutuksia

·       Koota tilastotietoja jäsenrakenteesta ja sekä harjoituksiin ja otteluihin osallistumisista

·       Taata turvallisuus seuran tapahtumissa

Rekisterin tietosisältö  

·       Rekisteröidyn täydellinen nimi (alle 18-vuotiaalta huoltajan nimi)

·       Kotiosoite

·       Yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)

·       Syntymäaika

·       Pelaajan vaatekoko

·       Lasku, maksu- ja joukkuetiedot. 

·       Kehittymisen seurantatiedot

·       Allergia- ja terveystiedot

·       Kuvarekisteri (kuvaus- ja julkaisuluvan antaneet)

·       Osallistumisrekisteri

·       Valmentajien osalta koulutusrekisteri ja rekisteri rikosotteen esittäneistä

Jäsen, tai hänen vanhempansa voi itse valita, mitkä tiedot rekisterissä on julkisia ja mitkä salaisia.

Tietojen poistaminen rekisteristä

Jäsen voi erota yhteisöstä joko itse pyytämällä yhteisöä poistamaan henkilötietonsa jäsenrekisteristä yhteisön sisäisellä viestillä ylläpidolle tai olemalla kirjautumatta yhteisöön. 

Jäsenen katsotaan eronneen yhteisöstä, jos hän ei ole kahteen vuoteen kirjautunut sisään käyttäjätunnuksellaan. Tällöin yhteisö poistaa henkilön ilmoittamat tiedot jäsenrekisteristä sekä käyttäjätunnuksen.

Tietolähteet        

Rekisteröidyn tai hänen huoltajansa itse ylläpitämät tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Seura voi luovuttaa rekisterin tietoja lain ja muiden määräysten niin vaatiessa. Johtokunta voi myös päättää tietojen luovuttamisesta henkilötietolakia noudattaen. Jäsenen erillisellä suostumuksella nimi- ja osoitetietoja voidaan käyttää Suomen Palloliiton tai kolmansien osapuolien tiedotus- ja markkinointitarpeisiin. Jäsen tai hänen huoltajansa itse ylläpitää suostumustiedot. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot on suojattu käyttäjäkunnuksella ja salasanalla. Johtokunnan valtuuttaman seuran jäsenrekisterivastaava vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvonnasta. Sähköiseen jäsenrekisteriin annetaan käyttöoikeudet niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville.

Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot

Rekisterin käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeus rekisteriin on seuran jäsenrekisteristä vastaavillä ylläpitäjillä, verkkovastaavalla (webmaster), joukkueenjohtajille sekä seuran johdolla. Edellä mainituilla henkilöillä ei ole mahdollisuutta nähdä yksittäisten henkilöiden käyttäjätunnuksia tai salasanoja. Palvelimet sijaitsevat palveluntarjoajan palvelinkeskuksessa, lukitulla alueella, johon pääsy vaatii erillisen kulkuoikeuden tai kulkuoikeudellisen saattajan. Kaikki tietoliikenne on tietojärjestelmän ja käyttäjän välillä suojattua ja salasanat ovat järjestelmässä vahvasti salattuja.

Tulostetut ainestot

Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti.

Tarkastusoikeus

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää osoitteella johtokunta@fcfj.fi

Tietosuojakäytännöt                                            

FC Futura Juniorit (Y-tunnus 2397411-5)
Lapinniementie 27, 06100 Porvoo

(Myöhemmin ”seura” tai ”me”)

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, kausikortti- tai muista asiakkaistamme taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.



1.       Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilön nimi: Roosa Rusanen
Seura: FC Futura Juniorit
Osoite: Lapinniementie 27, 06100 Porvoo
Sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero: roosa.rusanen@fcfj.fi, 050 361 1334



2.       Henkilötietojen käyttötarkoitukset

2.1.       Jäsenrekisteri

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

  • Jäsenyyksien ylläpito
  • Kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim. pelaajasiirrot, ottelupöytäkirjat, lisensiointi)
  • Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
  • Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
  • Sähköinen jäsenviestintä
  • Analysointi ja tilastointi
  • Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

2.2.       Asiakasrekisteri

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja seuran välillä solmitun sopimuksen, taikka seuran ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

  • Kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi
  • Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • Analysointi ja tilastointi
  • Tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen
  • Sisällöt ja niiden personointi

   

3.        Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät

3.1.       Jäsenrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

·       yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,

·       rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,

·       demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,

•         mahdolliset luvat ja suostumukset (kuvauslupa, nimen julkaisulupa, kuvien säilytys- ja käyttölupa)

•         jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta

•         ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot

•         palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus

•         seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva

•         mahdolliset sairaustiedot (allergiat, perussairaudet)



3.2.       Asiakasrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

·       yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,

·       rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,

·       demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,

·       työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus,

·       asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot



4.        Säännönmukaiset tietolähteet

4.1.       Jäsenrekisteri

•         jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,

  • rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. erotuomarin) syöttäminä

4.2.       Asiakasrekisteri

·       rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla,

·       seuran jäsenrekisteristä,

·       erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä



5.        Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Ellei rekisteröity ole kirjautuneena käyttänyt seuran sähköisiä palveluita tai avannut uutiskirjeitä viimeisen kahdentoista (12) kuukauden aikana, ja käyttäjän asiakassuhde tai muu henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, käyttäjän henkilötiedot poistetaan ja muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Kuvausluvan ja kuvankäyttöoikeuden myöntäneiden henkilöiden kuvia säilytetään rajattomasti niin pitkään, kuin niitä on tarkoituksenmukaista tai mahdollista käyttää markkinoinnissa tai seuran historiikkijulkaisuissa.



6.        Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän (seuran) työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle (joukkueiden johtoryhmät), jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.



7.        Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.



8.        Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

·       Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

·       Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

·       Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.



9.        Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

FC Futura Juniorit / Tietosuoja
Jääkiekkotie 3, Porvoo

tai sähköpostitse osoitteeseen roosa.rusanen@fcfj.fi.

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa
Jääkiekkotie 3, Porvoo

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse roosa.rusanen@fcfj.fi

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse roosa.rusanen@fcfj.fi

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse roosa.rusanen@fcfj.fi

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse roosa.rusanen@fcfj.fi

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.  



10.    Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.